E-Rechnung

Sie können uns Rechnungen neben der klassischen Papierform auch als elektronische Rechnung (E-Rechnung) zusenden.

Bitte beachten Sie dabei folgende Vorgaben:

1. E-Rechnungen müssen maschinenlesbar im Format XRechnung (ab der Version 2.0) oder ZUGFeRD (ab der Version 2.1.1) mit dem Profil XRechnung oder EN 16931 vorliegen

2. Zur korrekten Adressierung der E-Rechnung ist es erforderlich eine gültige Leitweg-ID in das Feld BT-10 des XML-Datensatzes einzutragen.  Es gelten foglende Leitweg-IDs:
    

   Organisationseinheit	Leitweg-ID
   Kernverwaltung
   Bürgermeisterin	01058135-000090-93
   Zentraldienst Rechnungsprüfung	01058135-000091-90
   Zentraldienst Gleichstellungsbeauftragte	01058135-000092-87
   Zentraldienst Personalrat	01058135-000093-84
   Fachbereich Bürgerdienste	01058135-000010-42
   Fachdienst Familie	01058135-000011-39
   Fachdienst Bürgerbüro und Standesamt	01058135-000012-36
   Fachdienst Bildung	01058135-000013-33
   Fachdienst Integration	01058135-000014-30
   Fachdienst Sozialbüro	01058135-000015-27
   Fachdienst Kulturbüro	01058135-000016-24
   Fachbereich Hauptverwaltung	01058135-000020-12
   Fachdienst IT und Prozessmanagement	01058135-000021-09
   Fachdienst Personal und Organisation	01058135-000022-06
   Fachdienst Finanz und Beteiligungsverwaltung	01058135-000023-03
   Fachbereich Bau und Umwelt	01058135-000030-79
   Fachdienst Bauverwaltung und Klimaschutz	01058135-000031-76
   Fachdienst Hochbau	01058135-000032-73
   Fachdienst Tiefbau	01058135-000033-70
   Fachdienst Stadtentwicklung	01058135-000034-67
   Fachdienst Bauaufsicht	01058135-000035-64
   Fachdienst Ordnung und Verkehr	01058135-000036-61
   Außenstellen
   Kita Neuwerk	01058135-000061-83
   Kita Butterberg	01058135-000062-80
   Kita Villa Kunterbunt	01058135-000063-77
   Kita Stadtpark	01058135-000064-74
   Stadtmuseum	01058135-000065-71
   Feuerwache	01058135-000067-65
   Stadtbücherei	01058135-000066-68
   Schulen
   Grundschule Mastbrook	01058135-000070-56
   Grundschule Neuwerk	01058135-000071-53
   Grundschule Obereider	01058135-000072-50
   Grundschule Nobiskrug	01058135-000073-47
   Grundschule Rotenhof	01058135-000074-44
   Förderzentrum Lernen	01058135-000075-41
   Schule Altstadt	01058135-000076-38
   Christian-Timm-Schule	01058135-000077-35
   Herderschule	01058135-000080-26
   Helene-Lange-Gymnasium	01058135-000082-20
   Gymnasium Kronwerk	01058135-000084-14

3. Wir nehmen am zentralen E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein teil. Damit Sie diese Infrastruktur als Rechnungssteller nutzen können, können Sie E-Rechnungen ohne weiteres über DE-Mail oder über Peppol einreichen. Für die anderen Zugangswege ist eine einmalige und kostenlose Registrierung am Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erforderlich. Sie können das Portal in einem beliebigen Internetbrowser unter der Adresse https://serviceportal.schleswig-hol-stein.de/Verwaltungsportal aufrufen.

4. E-Rechnungen können direkt im E-Rechnungsportal (https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG) erfasst werden. So ist sichergestellt, dass die Rechnung dem erforderlichen XRechnungsformat entspricht. Beachten Sie bitte, dass Sie die erfasste E-Rechnung vor dem Abschicken herunterladen. Dieses Dokument (XML-Datei) muss von Ihnen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben abgelegt/gespeichert werden.

5. Sie können uns auch XRechnungen zukommen lassen, die Sie selber erstellt haben. Die maximale Anzahl rechnungsbegleitender Anlagen ist auf 200 beschränkt. Hierzu stehen Ihnen derzeit nachfolgend beschriebene Zugangswege zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass eine Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen in dem unter 1. spezifizierten Format nur dann erfolgen kann, wenn der Zugangskanal E-Mail gewählt wurde.

6. Zugangswege

   1.  Per Upload über das E-Rechnungsportal (nur XRechnungen in der Syntax UBL) mit einer Größenbeschränkung von 20 Megabyte

   2. Per E-Mail an die Adresse rechnung.kommune[at]rechnungsportal.landsh.de mit einer Größenbeschränkung von 20 Megabyte. Beachten Sie bitte, dass Ihre Absenderadresse im Registrierungsvorgang des Landesportals hinterlegt sein muss. Zudem muss der E-Mailprovider in der Lage sein derart große E-Mails zu versenden.

   3. Per De-Mail an die Adresse rechnung.kommune[at]rechnungsportal.landsh.de-mail.de mit einer Größenbeschränkung von 20 Megabyte.

   4. Per Peppol-Netzwerk, hierzu verwenden Sie bitte die Participant-ID 0204:01-Kommunen-27. Um E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu versenden, müssen Sie sich an einen Service-Provider wenden, der einen Peppol Access Point Corner 2 betreibt (siehe https://peppol.org/members/peppol-certified-service-providers/).

7. Sofern die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger ordnungsgemäß zugestellt werden konnte, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung im Form eines Laufzettels. Falls ein Eingangskanal genutzt wurde, der die Registrierung im Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erfordert, wird dafür die E-Mail-Adresse verwendet, die im Servicekonto hinterlegt ist. In allen anderen Fällen wird die in der XRechnung angegebene E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders verwendet. 
   Sollten Sie keine positive Nachricht von uns erhalten, dürfen Sie nicht von einem Zugang der elektronischen Rechnung ausgehen, auch wenn Sie keine Information über die Ablehnung der elektronischen Rechnung erhalten haben. 

8. E-Rechnungen, die per E-Mail von nicht im Serviceportal des Landes registrierten Absendern eingereicht werden oder E-Rechnungen, die nicht dem in 1. spezifiziertem Standard entsprechen, werden nicht akzeptiert. Es erfolgt eine entsprechende Benachrichtigung. Ausnahme: Bei E-Mails mit Schadcode erfolgt keine Benachrichtigung über die Nicht-Annahme.

9. Anlagen müssen in die XML-Datei eingebettet sein und in einem der Formate PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS oder XML vorliegen. E-Rechnungen mit Anlagen in anderen Formaten werden zwar angenommen, unzulässige Anlagen werden aber ignoriert. Über nicht berücksichtigte Anlagen werden Sie informiert. 

10. E-Rechnungen mit einer ungültigen oder unbekannten Leitweg-ID werden nicht akzeptiert. Hierüber werden Sie informiert.

11. Wenn Sie eine E-Rechnung als Anlage einer E-Mail oder einer De-Mail einreichen, darf jede Mail nur jeweils eine Rechnungs-Datei enthalten. Anderenfalls wird die Mail verworfen. Sie erhalten in einem solchen Fall eine entsprechende Benachrichtigung.

12. Eine E-Mail darf neben der E-Rechnung keine weiteren Anlagen enthalten.